La politique voyage : Qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

La politique voyage : Qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

Politique voyage d’entreprise (PVE), la définition :

Une politique voyage d’entreprise est un document interne qui va permettre d’établir les règles pour les déplacements professionnels des collaborateurs. Cette politique concerne tous les salariés dans le cadre de déplacements liés à l’exercice de leur profession.

On y trouve généralement des informations concernant les hébergements, les modes de transport, le budget ou encore la personne en charge de la validation du déplacement.

Pourquoi rédiger une politique voyage dans mon entreprise ?

Une politique voyage est importante dans une entreprise, quel que soit sa taille. Cela va permettre de limiter les abus de la part des salariés et de gagner en transparence aussi bien en interne qu’auprès des organismes de surveillance. En effet, l’URSSAF peut opérer des contrôles aléatoires au sein des entreprises pour vérifier les notes de frais. Ces contrôles ont pour but d’identifier d’éventuelles irrégularités dans les finances de l’entreprise.

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L’instauration d’une politique voyage au sein d’une entreprise peut également vous aider à réaliser des économies. En effet, dans les entreprises qui en possèdent une, le budget des voyages d’affaires a été réduit de 20% en moyenne.

Les éléments à intégrer :

Afin que votre politique voyage sois la plus adaptée à vos besoins, il est important de prendre en compte et d’établir certains éléments en amont.

Objectifs définis :

Pour que votre politique voyage fonctionne bien et sois acceptée par tous, il est utile de définir quels sont les objectifs de cette politique. Généralement les objectifs sont les mêmes pour tous : les économies, une meilleure organisation ou encore une volonté de transparence dans les dépenses.

Flexibilité pour les salariés :

Veillez à ce que votre politique voyage ne soit pas trop restrictive pour vos salariés. Il est important que ces derniers disposent d’un minimum de confort afin de pouvoir faire correctement leurs travails. De plus, il est nécessaire qu’ils puissent décider d’une alternative. Notamment pour les transports en cas de soucis afin de ne pas perdre de temps en demandant une approbation de la direction.

Cohérence avec les valeurs :

Si vous êtes dans une entreprise où la préservation de l’environnement est importante votre politique devra privilégier les déplacements en transports en communs pour réduire l’empreinte carbone.

Outils performants et adaptés :

Pour vous aider à gérer l’organisation de vos voyages, vous pouvez vous équiper d’outils performants et adaptés à vos besoins.  Il est important que l’outil choisit soit facile à utiliser pour tous afin que l’intégration de la politique dans l’entreprise soit la plus simple possible.

Afin de faciliter les réservations et la plupart des paiements liés au voyage, il existe le concept de carte affaire ou carte logée. Cette carte permet à votre banque d’avancée les frais de voyage à votre agence pour fluidifier les échanges. En fonction des modalités choisies, généralement de manière mensuelle. La banque se prélève sur votre compte entreprise pour se rembourser les frais avancés. De cette manière, le voyageur n’est plus bloqué par l’attente d’une autorisation de la part du service de comptabilité. Il peut réserver rapidement son voyage. Si bien sûr, ce dernier respecte la politique voyage de l’entreprise

Comment structurer sa politique voyage ?

Il n’y a pas de structure typique pour une politique voyage, les éléments qui vont la constituer vont dépendre de vos besoins. Vous pouvez généralement retrouver les éléments suivants dans une politique voyage :

Types d’hébergement :

Il vous faudra préciser les types d’hébergements autorisés (gîte, hôtel, airbnb, chambre d’hôte etc.). Concernant les hôtels il est important de définir quelles gammes (Nombre d’étoiles) sont autorisées, cela évitera les abus. Vous pouvez également faire une liste des chaînes d’hôtels à privilégier. Il est également recommandé de définir un prix maximum par nuitée afin de guider le voyageur dans son choix d’hébergement.

Modes de transports :

Pour faciliter les décisions de vos voyageurs sur le terrain, il est nécessaire de préciser les modes de transports possibles ainsi que les conditions éventuelles. En effet, pour des courts trajets ont privilégie le train ou le bus. Alors que pour de grands déplacements on optera plutôt pour l’avion. Comme pour les hôtels il faut également apporter des précisions sur les classes que vous autoriserez à réserver (classe économique, business etc.).

Prenez également en compte les trajets que votre salarié aura à faire une fois à destination, pour un rendez-vous d’affaires par exemple. Il est utile de préciser si les déplacements en taxi sont autorisés et surtout dans quelles conditions (à partir d’une certaine distance ou une compagnie en particulier).

Modalités de repas :

Il vous faudra également inclure la prise en charge des repas dans votre politique voyage. En fonction du délai de votre salarié sur place, il pourra être nécessaire que l’entreprise prenne en charge les dîners. Pour cela n’hésitez pas à préciser le type de restauration ou restaurant autorisé et à fixer un montant maximum par repas. Ajoutez également les modalités de règlement de ces repas. Est-ce que le salarié bénéficiera d’une carte bancaire de l’entreprise, d’espèces ou devra-t-il avancer les frais puis se faire rembourser par son employeur ?

Achats non remboursable et dépenses autorisées :

Pour lever tous doutes nous vous conseillons de créer une partie sur les achats non remboursables et les dépenses annexes autorisés. Par exemple, les dépenses de divertissement (télévision à l’hôtel etc.) peuvent être à la charge du salarié car il est en voyage dans un cadre professionnel. Toutefois, il se peut que le cadre d’une négociation client, le salarié ait besoin de pratiquer une activité de divertissement comme un repas au restaurant, une activité sportive ou un spectacle. Dans ce cas, ces dépenses peuvent être autorisées mais limitées avec un pallier et sur accord du manager. Cela permettra de limiter les abus.

Détails des diverses procédure :

Enfin, pour faciliter l’adhésion et surtout l’utilisation du nouvel outil de réservation nous vous invitons à définir clairement les procédures. De cette manière, elles pourront être consultées par les salariés pour réaliser correctement leur demande de déplacement professionnel. L’idéal serait d’avoir une procédure pour la réservation, la modification/l’annulation, le remboursement et la validation interne du voyage.

Diffuser sa politique au sein de l’entreprise :

Pour diffuser une politique voyage au sein de votre entreprise, il n’existe pas de méthode type. Le mode de diffusion est à adapter en fonction des habitudes de communication interne de la société.

Vous pouvez le faire passer sur un outil de communication interne, si vous en disposez. Ou bien tout simplement par mail. Attention tout de même, il faut être sûr que vos salariés voient bien passé ce mail. C’est une information importante donc chacun doit prendre connaissance afin d’éviter un non-respect de cette politique à l’avenir.

Enfin si vous souhaitez quelque chose de plus formel, vous pouvez glisser un flyer annonçant la mise en place de la politique voyage et le lien pour la consulter avec le bulletin de salaire. De cette manière, vous serez certain que chaque salarié a reçu l’information.