29 Mar Notes de frais : Quels outils pour faciliter leur gestion ?
La gestion des notes de frais est la partie la plus complexe des voyages d’affaires. Chronophage, cette tâche est pourtant nécessaire pour que votre entreprise soit en accord avec la loi. Il existe quelques solutions pour faciliter sa gestion, découvrez-les à travers cet article.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document rempli par un salarié pour justifier une dépense liée à son activité professionnelle. Elle peut également lui permettre d’obtenir un remboursement en cas d’avance des frais si la dépense répond aux critères établis par l’entreprise.
Un collaborateur en déplacement professionnel fait face à diverses dépenses. Elles sont généralement prises en charge par la société. Mais lorsque cela n’est pas possible, le collaborateur avance les frais puis réalise une note de frais pour en demander le remboursement à son entreprise.
Pour faire sa note de frais, le salarié doit présenter le justificatif de paiement au service comptabilité. Si la dépense est inhabituelle (par exemple : non-respect de la politique voyage) ou non autorisée au préalable (Par exemple : billet de train à modifier une fois en gare), la direction demandera une explication pour décider de rembourser ou non le salarié.
Comment gérer les notes de frais ?
Dans le monde professionnel actuel, la gestion des notes de frais se fait de manière très différente en fonction des établissements. Certaines sociétés demandent aux employés d’avancer les frais en toutes circonstances. D’autres préfèrent régler d’avance les frais lorsque c’est possible. La note de frais permet donc aux voyageurs de justifier leurs dépenses et de se faire rembourser en cas de besoin.
Actuellement la gestion des notes de frais se fait majoritairement à la main. Elle demande beaucoup de temps pour être faite correctement et n’offre pas un suivi en temps réel des dépenses.
Pourtant, il existe désormais des outils de gestion des notes de frais et des dépenses relatives aux voyages. Ils sont très simples d’utilisation, permettent de gagner du temps et d’avoir un reporting complet de vos dépenses. Notamment en profitant de la loi sur la digitalisation des notes de frais.
Quels sont les critères pour choisir mon outil de gestion des notes de frais ?
Pour que l’outil de gestion soit le plus adapté à vos besoins, il faut prendre en compte plusieurs critères lors de votre choix. Nous avons listé les principaux critères ci-dessous :
- Praticité et ergonomie de l’outil : Votre outil doit vous faire gagner du temps, il doit donc être facile à utiliser.
- Personnalisation de l’outil : Pour être au plus près de vos besoins, l’outil choisi doit donc être personnalisable ou paramétrable.
- Conformité à la législation : Les notes de frais sont soumises à une législation stricte, l’outil doit donc être en accord avec cette dernière.
- Fonctionnalités de gestion et de reporting : Vous devez avoir accès à des fonctionnalités de suivi et de gestion des notes de frais, ainsi vous pourrez étudier la bonne acceptation de l’outil et le contrôle de vos dépenses.
Quels outils existent pour gérer les notes de frais ?
Nous avons réalisé, pour vous, ci-dessous un résumé des outils de gestion des notes de frais. Bien entendu, vous devez choisir votre outil en fonction de vos besoins et des critères que nous avons cités en amont.
Distribué par Globéo Travel
Cet outil de gestion des notes de frais est intégré à un SBT (self booking tool), ce qui en fait un outil idéal pour les entreprises dont les collaborateurs voyagent beaucoup. Il permet de tout centraliser, grâce à son application mobile, les salariés peuvent transmettre leurs justificatifs facilement. Il suffit ensuite d’un geste pour que les responsables approuvent la dépense et déclenche le remboursement.
Distribué par Globéo Travel
Traveldoo est un outil de gestion des notes de frais qui permet de mieux contrôler le respect de votre politique voyage. Intégré au SBT (self booking tool), cet outil transmet facilement les justificatifs et gère les flux de paiement facilement. Sa fonctionnalité exclusive de demande d’avance offrira la flexibilité nécessaire pour les déplacements des collaborateurs. Pour toujours plus de suivi et de contrôle des rapports comptables détaillés sont régulièrement envoyés.
Partenaire de Globéo Travel
L’outil Notilus permet de gérer les notes de frais directement dans un SBT (self booking tool). Le salarié peut intégrer son justificatif dans l’application mobile. L’intelligence artificielle l’analysera et le traitera, l’entreprise pourra alors déclencher le remboursement très rapidement. Ce processus simplifié permet de gagner du temps et de réaliser des économies dans le traitement des notes de frais.
Spendesk est un outil qui permet de gérer les notes de frais. Il propose également des solutions de paiements virtuelles et physiques. Les salariés peuvent transmettre leurs notes de frais grâce à l’application. Cette dernière inspectera et transmettra les notes à la comptabilité qui n’aura plus qu’à compléter et faire les remboursements.
Cette plateforme permet via son application de transmettre sans effort les notes de frais. Elles seront vérifiées et stockées par l’application, le remboursement sera ensuite déclenché par votre entreprise. Les notes de frais seront disponibles et modifiables sur l’espace personnel de chaque collaborateur. L’avantage principal de cette application est l’édition de tableaux de reporting qui permet aux managers d’avoir un suivi des dépenses.
Il existe de nombreux autres outils, pour des raisons pratique nous ne les citeront pas tous. Avec tous ces conseils il ne vous reste plus qu’à trouver l’outil qui vous correspond le mieux. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question !