Voyages d’affaires : Quels sont les indicateurs à suivre ?

Voyages d’affaires : Quels sont les indicateurs à suivre ?

On le sait, les déplacements professionnels sont un poste de dépense qui peut être important dans les entreprises. Pour mieux gérer ces voyages, les sociétés peuvent mettre en place divers indicateurs. Ainsi, vous pourrez identifier facilement les dépenses inutiles ou qui peuvent être réduites.

On peut répartir ces indicateurs sous trois grandes catégories :

  • Respect de la politique voyage,
  • Adoption online de l’outil,
  • Les bénéfices liés à l’outil.  

Respect de la politique voyage :

Les indicateurs concernant le respect de la politique de voyage définie vous permettront d’identifier des irrégularités dans les dépenses. Vous pourrez donc faire un rappel aux salariés qui ne respectent pas les règles en place.

Vous devez donc regarder les éléments suivants pour évaluer le respect de la politique voyage :

  • Les classes pour les avions et les hôtels : Pour limiter les dépenses, nous vous conseillons de prévoir des limites. De cette manière, vos voyageurs ne réserveront que des offres raisonnables. Nous vous conseillons tout de même de prévoir un minimum de confort pour vos collaborateurs.
  • Les tranches de prix : Comme pour la classification des transports, il est nécessaire de fixer des limites dans les tarifs. Cela permettra d’éviter tout abus de la part des salariés tout en réalisant des économies.
  • Les modes de transports : Toujours dans une optique d’économies, vous pouvez instaurer des restrictions pour les modes de transports à utiliser. Par exemple, vous pouvez inciter les salariés à emprunter le train pour un trajet inférieur à 4h.
  • RSE en fonction de la politique de l’entreprise : Pour les entreprises qui ont une politique RSE très poussée. Un quota de CO² annuel peut être ajouté à la politique voyage pour inciter les collaborateurs à réduire leur empreinte carbone.
  • L’anticipation : Afin d’éviter de payer le « prix fort », vous pouvez inclure à votre politique voyage, une clause sur l’anticipation. Ainsi, vos salariés devront le plus possible anticiper leurs déplacements professionnels pour avoir le temps de trouver le bon tarif.

Tous ces éléments peuvent être respectés assez facilement à l’aide d’un outil de réservation. Ainsi qu’avec de la sensibilisation auprès des équipes qui voyagent.

Les indicateurs d’adoption de l’outil :

Une fois que vous aurez décidé d’utiliser un outil pour vos réservations de voyages, vous aurez de nouveaux indicateurs à consulter. Globalement, ils concerneront la bonne utilisation de cet outil et les résultats qu’ils vous permettront d’obtenir.

  • Utilisation des canaux de réservation : Cet indicateur vous permettra de savoir si vos collaborateurs utilisent bien l’outil mis en place.Par exemple, si vous utilisez un outil Online. Nous préconisons d’utiliser au maximum ce canal pour un gain de temps non-négligeable.
  • Utilisation des méthodes de paiement : Cet indicateur vous permettra de savoir si les processus tous les processus sont respectés. Que ce soit pour les réservations ou la facturation, vous saurez ainsi si l’outil est bien paramétré.

Ces indicateurs seront à bien surveiller après l’implémentation de votre outil. Ils vous permettront d’estimer le taux d’adoption de l’outil. Si vous trouvez le taux insuffisant, vous pourrez alors faire de la sensibilisation à l’outil. C’est-à-dire que vous pourrez communiquer auprès de vos collaborateurs sur l’importance et l’utilité de l’outil. Il est intéressant également de communiquer sur les processus et l’utilisation pour un meilleur taux d’adoption. Pour réaliser cette sensibilisation, vous pouvez faire de la communication interne (mail, affichage, rappel des managers, etc.) ou bien communiquer via votre outil. En effet, la personnalisation de l’outil vous permet de faire apparaître des bandeaux ou pop-ups informatifs.

Les bénéfices liés à l’outil :

Une fois votre outil bien en place et surtout adopté par vos collaborateurs. Vous pourrez mesurer les bénéfices générés grâce aux indicateurs suivants :

  • Economies réalisées : Certains outils vous affichent cet indicateur. Pour ceux qui ne le font pas, il vous suffira de comparer vos budgets voyages des années précédant la mise en place de l’outil à aujourd’hui. En moyenne, un outil de réservation vous permet une économie de 10% à 20%.
  • Visibilité sur les offres: Cet indicateur sera plutôt qualitatif que quantitatif. Grâce à votre outil, vous aurez accès à toute l’exhaustivité tarifaire présente sur le net. Vous trouvez plus facilement et rapidement les offres qui correspondent à vos attentes grâce au paramétrage de votre outil.
  • Temps gagné : Il vous suffit de comparer le temps moyen que vous passiez à traiter la gestion d’un déplacement professionnel avant l’outil. A celui que vous mettez maintenant que l’outil est en place. Ainsi vous aurez une bonne idée du temps que vous avez pu gagner grâce à votre SBT.
  • Organisation améliorée : Avoir un SBT vous permettra d’améliorer grandement votre organisation des voyages d’affaires. Vous pourrez paramétrer les profils de vos collaborateurs, ainsi que les moyens de paiement. En somme, un outil de réservation vous offrira personnalisation et contrôle via les reportings notamment.
  • Risque géré : L’outil de réservation vous permettra également d’instaurer un système de validation systématique qui empêchera tout manquement à la politique voyage. Vous pourrez également veiller à la sécurité des voyageurs grâce au système de géolocalisation et aux alertes sanitaires et administratives.
  • Pilotage facilité : L’utilisation d’un SBT vous permettra de gagner en facilité de pilotage. En effet, vous aurez accès à divers reporting pour évaluer votre activité. Votre account manager sera également disponible à tout moment pour répondre à toutes vos questions et si besoin faire évoluer votre contrat ou votre politique voyage.

Ces indicateurs ne sont pas exhaustifs, ils en existent d’autres qu’il faut adapter en fonction de ce que vous souhaitez observer.