Comment améliorer le taux d’adoption de son SBT?

Taux d'adoption SBT

08 Août Comment améliorer le taux d’adoption de son SBT?

Le taux d’adoption du SBT contre l’open booking

Un bon taux d’adoption d’un SBT (Self Booking Tool ou outil de réservation en ligne) dans une entreprise est primordial si on souhaite optimiser la gestion des déplacements professionnels.

Mais qui n’a pas déjà entendu « Je peux réserver moi-même mon trajet sur Internet et le trouver moins cher! » ?

Habitué à réserver sur des sites grand public, le voyageur a tendance à reproduire ce schéma au travail surtout lorsqu’il trouve des tarifs plus attractifs. Le développement des nouvelles technologies a facilité l’accès aux prestations et permet désormais de comparer les tarifs. Qui plus est, les voyageurs d’affaires souhaiteraient accéder à de nouvelles offres comme le collaboratif. Le bleisure se développe également mais les voyageurs se sentent moins libre de réserver ces prestations via l’outil de réservation car ils auront sûrement à se justifier pour un retour plus tardif.

Toutefois, l’open booking ne permet pas de vérifier le respect de la politique voyages, la sécurité du voyageur et empêche une consolidation des données, compliquant ainsi l’élaboration de la stratégie d’achat Travel.

Le change management au cœur de la stratégie d’adoption

Le changement, quel qu’il soit, effraie. L’implémentation d’un outil est un projet important puisqu’il bouleverse les process dans une entreprise. En effet, avant l’utilisation d’un outil, les collaborateurs d’une entreprise passent souvent leurs réservations directement à l’agence de voyage. Ce besoin d’humain est très présent actuellement dans notre société et le passage à un outil technologique n’est pas évident. Qui plus est, les assistantes des voyageurs peuvent avoir l’impression que leur poste est remis en question car la charge de travail s’en trouvera diminuée.

Le projet doit donc être explicité en amont afin d’apaiser les craintes. Il faut établir un cahier des charges précis et expliquer les objectifs de l’implémentation de l’outil. Il faut que les parties prenantes au projet soient toutes informés et puissent faire part de leurs appréhensions. La communication est donc primordiale et il est important de cerner les personnes qui adhèrent au projet. En devenant ambassadeurs de celui-ci, ils convaincront les personnes indécises qu’utiliser l’outil leur permettra, à terme, de gagner du temps. Ceux-ci peuvent même former à nouveau les collaborateurs pour que le taux d’adoption ne faiblisse pas au bout de quelques mois.

La communication sur l’implémentation du SBT peut se faire par le biais de groupes de travail incluant les parties prenantes au projet, leur permettant de soumettre leur besoin et de tester les différents outils. Il est important qu’il puisse partager son avis car il permettra de se faire une idée sur l’adoption de l’outil. Il est toutefois important que le voyageur ait bien en tête les objectifs de l’entreprise. Ainsi, il pourra mieux appréhender l’utilité de cet outil et fera plus facilement de concessions quant à l’utilisation de l’outil.

Faciliter l’adoption par la formation

La formation des collaborateurs sur un nouvel outil est obligatoire! Les outils technologiques sont de plus en plus simple d’utilisation mais tous les utilisateurs n’ont pas l’habitude d’utiliser ces outils. Certains n’utiliseront d’ailleurs qu’une partie de l’outil si on ne leur explique pas toutes les fonctionnalités. Les agences et éditeurs de solutions technologiques proposent bien souvent des formations, n’hésitez pas à y convier tous vos voyageurs et assistantes. Mettre en ligne les guides utilisateurs des outils sur votre Intranet permettra aussi aux voyageurs de mieux maîtriser l’outil. N’hésitez pas à communiquer à nouveau votre politique voyages lors du démarrage de l’outil, que ce soit sur votre Intranet, par e-mail ou encore à demander au chef de projet de la publier sur l’outil si vous le souhaitez.

Déployer une solution de réservation dans son entreprise est un projet qui a déjà fait ses preuves en termes d’optimisation des déplacements professionnels, à la condition que les collaborateurs l’adoptent facilement. Face à l’augmentation de l’open booking, de nouveaux outils apparaissent sur le marché. Notilus et Concur permettent désormais de réserver sur les sites de prestataires grand public. L’adoption d’outils technologiques en entreprise est un sujet récurrent, peu importe le domaine. Une bonne stratégie d’accompagnement et de communication reste le meilleur moyen de faire adhérer les équipes au projet. N’hésitez pas à le présenter de manière ludique à vos équipes: sous forme d’infographies, de test live ou vidéo de l’outil… L’adhésion n’en sera que renforcée!